Puntos clave para la celebración de la asamblea anual de socios o accionistas
23 Marzo 2021
Como sucede cada año, además de dar cumplimiento a determinadas obligaciones fiscales, como lo es la presentación de la declaración anual de las personas morales, también la sociedad anónima, tiene la obligación de celebrar, durante los primeros cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, una Asamblea General Ordinaria, o mejor conocida como Asamblea Anual, en la que se aprueben los informes financieros a que se refiere el artículo 172 de la LGSM.
Hay que recordar que toda Asamblea, debe llevarse a cabo en el domicilio social, salvo caso fortuito o fuerza mayor; de otra manera, la misma será considerada nula, salvo que los acuerdos fueren ratificados por la totalidad de los socios. Ahora bien, ante la situación sanitaria en que vivimos, y con la finalidad de acatar la medida de sana distancia, está justificada la causal de fuerza mayor para no reunir a sus socios o accionistas en el domicilio social, pudiendo realizar la Asamblea, a través de video conferencia, con la cual se permitiría la interacción en tiempo real de los accionistas, la transmisión de sus votos escritos y se podría visualizar la presencia de cada uno de estos.
Así las cosas, la Asamblea podría llevarse con la presencia del Administrador o Presidente del Consejo de Administración, o la persona quien haya convocado a la celebración de la Asamblea, y sea éste quien se encargue de realizar el enlace con los asambleístas, y de esta forma llevar a cabo la reunión, en la cual se deberá cuidar lo siguiente:
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Cerciorarse de que todos los accionistas estén presentes en la Asamblea, para que así no pueda haber repercusiones por la celebración de la misma por esta vía, o por la omisión de una convocatoria.
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Dejar constancia de la reunión, para ello será necesario grabar toda la videoconferencia, en especial el momento de votación, de cada uno de los acuerdos tomados.
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Levantar el Acta correspondiente, y con posterioridad recabar la firma de cada uno de los asambleístas.
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Incluso, para tener mayor certeza y seguridad de las resoluciones y acuerdos tomados, se puede enviar de manera electrónica, a cada uno de los asambleístas dichos puntos, con la finalidad de que los socios los devuelvan firmados.
Otro punto importante que no podemos pasar por alto, es el publicar la Convocatoria respectiva, la cual deberá de realizarse por medio de la publicación de un aviso en el Sistema de Publicaciones de Sociedades Mercantiles, con la anticipación prevista en los Estatutos Sociales, o en su defecto, quince días antes de la fecha señalada para la reunión. También es recomendable, que si en los Estatutos Sociales, se considera otro medio de publicación, el mismo se respete, a menos de que en la Asamblea, se encuentre representada la totalidad de las acciones que conforman el capital social, siendo que quién convoca es el órgano de administrador, ya sea Administrador Único o Consejo de Administración, o bien, por el Comisario de la Sociedad. Ahora bien, durante el tiempo que medie entre la Convocatoria y la celebración de la Asamblea, deberá estar a disposición de los accionistas, en las oficinas de la sociedad, el informe de sus administradores.
Tampoco hay que perder de vista que, para que la Asamblea se considere legalmente reunida, deberá estar representada, por lo menos, la mitad del capital social, a menos que los Estatutos Sociales establezcan un porcentaje mayor, y las resoluciones sólo serán válidas cuando se tomen por mayoría de los votos presentes; si en primera convocatoria, no se cumple con el quórum legal o estatutario requerido, habrá que realizar una segunda convocatoria, haciendo mención de dicha situación, y la Asamblea, podrá llevarse a cabo, sin importar el número de acciones que se encuentren representadas.
Ahora bien, algunos aspectos materia de la Asamblea Anual son:
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Se discute, aprueba o modifica el informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y se toman las medidas que juzguen oportunas;
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En su caso, se nombra al Administrador o Consejo de Administración, así como a los Comisarios.
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Si la sociedad optó por dictaminarse en los términos del artículo 32-A del Código Fiscal de la Federación, hay que tener presente que en términos de la fracción XIX, del artículo 76 de la LISR, se deberá dar a conocer en la Asamblea, un reporte en el que se informe sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales a su cargo, y para que se tenga por cumplida con dicha obligación, el mencionado informe deberá distribuirse entre los accionistas, situación que debe asentarse en el Acta correspondiente.
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Se determinan los honorarios correspondientes a los administradores o comisarios, para que puedan darle efectos fiscales a dichos pagos.
Otro aspecto muy importante, y que no podemos postergar es el levantamiento del Acta correspondiente, pues dicha Acta forma parte de la contabilidad, por lo que válidamente la autoridad fiscal puede exigirnos su exhibición. Además, de que si en dicho documento se plasmaron acuerdos con implicaciones fiscales, como por ejemplo, el pago de emolumentos a los administradores, el decreto de dividendos, por mencionar algunos ejemplos, dicha Acta a pesar de tratarse de una Asamblea Ordinaria, deberá de protocolizarse a fin de dotarla de fecha cierta, que como ya sabemos es un requisito que exige el fisco para tener por ciertos los actos que constan en un documento privado, y el cual se obtiene en el momento en que se presenta ante el fedatario público, por lo que ya no es posible dotar de este requisito a documentos del pasado.
También es importante, no olvidarnos de que el Acta debe cumplir con otros requisitos fiscales, como lo es, que en la misma quede asentado el RFC de cada uno de los socios o accionistas, y por último, que dicho documento deberá estar firmado por quienes fungieron como Presidente y Secretario de la Asamblea, así como por el o los Comisarios.
Como vemos, es necesario preparar con toda oportunidad la celebración de la Asamblea Anual, cuidando desde su convocatoria; los puntos que integrarán el Orden del Día; el desahogo de cada uno de los asuntos que exige, tanto la LGSM, los estatutos sociales, y otros ordenamientos de naturaleza fiscal; el levantamiento del Acta, y de ser el caso dotarla de fecha cierta.
Este tema fue abordado en nuestra Sesión de Actualización Jurídico Empresarial celebrada el 17 de marzo de 2021. Si desea asistir a nuestras Sesiones periódicas de actualización (Son gratuitas), lo invitamos a suscribirse ingresando sus datos en el siguiente link, a fin de que le hagamos llegar la invitación de dichas sesiones:
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